Документооборот: Удобно, надёжно, безопасно

Когда бизнес набирает обороты, неизбежным становится и увеличение количества документов. Акты, счета-фактуры, договоры и прочие важные бумаги теперь практически заполоняют стол специалистов. Разобрать ворох документов становится всё труднее, сотрудники начинают нервничать и производительность их труда неуклонно падает.

Работодателю, как правило, кажется, что ничего криминального в описанной ситуации нет. Работать с физическими копиями, по старинке, гораздо удобнее и надёжнее. Но нет! Мы всё-таки можем привести несколько аргументов в пользу электронного документооборота.

 

Надёжность

Как часто у ваших сотрудников терялись бумаги, когда они срочно необходимы? Сколько раз специалисты забывали сдать в бухгалтерию какой-нибудь акт или счёт, и образовывалась дебиторская задолженность? Такие ситуации случаются в каждой второй компании. Ничего не поделаешь, это человеческий фактор и… бумажный документооборот. Так почему бы не наладить бизнес-процессы и не привести в порядок документы?

Это просто, если воспользоваться онлайн-сервисом Контур.Диадок. При получении соответствующего документа необходимо сразу же внести его в базу и всё, он больше никогда не потеряется, а найти его будет довольно легко. Вы точно оцените такую возможность при формировании очередного отчёта в государственные органы.

 

Взаимодействие

Если в вашей компании используется электронный документооборот, то взаимодействие с контрагентами происходит в 2 раза быстрее. Чтобы подписать договор о сотрудничестве в обычном режиме уходит от 7 до 10 дней. А время специалиста, формирующего документ, юриста, проверяющего его и курьера, доставляющего бумагу по адресу, обходится в конечном итоге в немаленькую сумму.

В системе электронного документооборота вы сможете подписывать договоры и прочие бумаги с любого устройства за несколько минут. Благодаря тому, что базой пользуется множество компаний по всей стране, вы сможете найти там практически любого контрагента. Или порекомендовать воспользоваться сервисом Контур.Диадок, что существенно повлияет на качество коммуникаций и скорость принятия важных решений.

 

Прозрачность

Помимо всего вышеперечисленного, ни один участник бизнес-процесса не сможет подделать документ и обмануть своего работодателя. Все изменения фиксируются системой, поэтому довольно просто найти исполнителя, который и будет нести ответственность за ненадлежащий результат. Хозяин процесса сможет сортировать поток документов меду сотрудниками и давать ограниченный доступ. Таким образом, исключается и утечка информации через того, в ком вы ещё не очень уверены.

 

Экономия

Мы уже говорили про экономию времени и средств на заработную плату специалистов. Однако, совершенно точно стоит прибавить сюда еще и финансовые издержки, связанные с покупкой бумаги, картриджей для принтера и других канцелярских принадлежностей. Те, кто уже пользуются сервисом данный плюс оценили. Ведь одна пачка бумаги для принтера, например, стоит около шестисот рублей. А если отправлять документы через Контур.Диадок, то затраты на оформление одной сделки составят всего 7 рублей.

 

Простая сдача отчётности

Все контролирующие ведомства сегодня принимают документы в электронном виде. При этом нет необходимости предоставлять оригинал дополнительно. Это очень удобно, ведь специалисту не нужно будет ездить весь день по офисам, чтобы выполнить свои должностные обязанности.

 

Отрасль не имеет значения

Мы начинали с малого, но довольно быстро разработали решения для любых видов бизнеса. Не важно, работаете ли вы в сфере предоставления услуг или добычи нефти. Система настроена с учетом всех тонкостей деятельности той или иной отрасли. На их изучение ушло много времени, но того стоило. Довольно многие компании уже оценили на собственном опыте все возможности онлайн-сервиса Контур.Диадок и с удовольствием ей пользуются.

 

Довольные сотрудники

Когда рабочее место сотрудника не завалено документами, а процессы налажены с минимальными энергозатратами в течение рабочего дня, вы автоматически становитесь практически идеальным работодателем. А, по статистике, КПД довольных сотрудников в несколько раз выше. Это значит, что бизнес будет только развиваться, принося вам всё новые бонусы.

 

Удобство, надёжность, безопасность. Не к этой ли цели стремится каждый предприниматель?

 

С другими онлайн-сервисами вы можете ознакомиться здесь.

Держите с нами связь!