Электронный договор: за и против

Возможность отказаться от бумажного документооборота в пользу электронных аналогов у отечественных компаний появилось достаточно давно. Согласно российскому законодательству предприниматели имеют право составлять в электронном виде документы, к которым не предъявляются специальные требования по оформлению, в том числе и договора.

Заключение электронных договоров, как и иной межкорпоративный документооборот, предоставляет массу преимуществ. А налаживание обмена юридически значимыми документами позволяет сократить финансовые и временные затраты.

К числу достоинств заключения электронных договоров относится:

• значительное сокращение срока доставки, вне зависимости от местоположения адресата, получение электронного договора практически не занимает времени;
• уменьшается время подготовки и согласования документов между контрагентами;
• сокращается стоимость подготовки и передачи документации;
• быстрый обмен документацией ускоряет бизнес-процессы, что ведет к ускорению денежного оборота и, соответственно, увеличению прибыли участников с обеих сторон;
• сокращение издержек и дополнительных расходов позволяет направить денежные средства на выполнение других задач;
• электронная форма облегчает обработку документации и позволяет ее автоматизировать.

Наибольший результат от подобных преимуществ проявляется в компаниях, имеющих большое количество контрагентов и заключающих множество договоров.

Тем не менее, массового перехода на заключение электронных договоров с их бумажных вариантов, не происходит. И это зависит не только от того, что данная процедура требует организационной и технической подготовки, а так же недостатка информации, но и от несовершенства отечественного законодательства.

Отсутствие нормативного описания и разъяснений госорганов, не наработанная судебная практика вызывают опасения предпринимателей, поэтому большинство предприятий продолжают пользоваться проверенными способами работы и заключают договоры в бумажной форме.

Между тем, сократить издержки, избавиться от сомнений и перейти к более современному методу ведения дел не так сложно. Достаточно понять особенности процесса, ознакомиться с законодательством, регламентирующим подобные действия, и учесть определенные моменты, обязательные к выполнению.

Законодательство РФ и электронные договора

Практика заключения договора в электронном виде существовала еще с 1996 года и определялась статьей 1286 ГК РФ. Но так как нормативного описания она не имела, такая схема использовалась очень редко, т.к. ставилась под сомнение.

Сейчас понятие электронного договора, его форма и порядок заключения устанавливается статьями 434 и 160 Гражданского кодекса и 11 статьей ФЗ РФ № 149-ФЗ от 27.06.2006.

Однако общее положение не дает подробного толкования процедуры заключения и конкретики правоприменения, что может вызывать сложности при судебных спорах или взаимоотношениями с налоговыми органами. Это отталкивает участников коммерческого оборота от использования электронной формы.

С июня действует закон 42-ФЗ, который откорректировал понятие электронных документов и обозначил документацию, посредством которой заключаются электронные договора. Кроме того, Пленум Верховного Суда в постановлении 25 от 23.06.2015 уточнил порядок обмена юридически значимыми сообщениями (к которым относятся и договорные обязательства) и определение каналов связи.

В новой редакции 434 статьи ГК конкретизирована форма заключения договоров. Если в предыдущей формулировке обговаривались формы связи для передачи договора контрагентам, теперь перечисляются виды документов, обмен которыми сопровождает заключение электронного договора.

Еще один закон, который не менее важен — №63-ФЗ, относящийся к электронной подписи.

Заключение электронного договора

Прежде чем заключить договор в электронном виде, сторонам необходимо заключить дополнительные соглашения, в которых обговаривается:

1. Вид электронной подписи документов;
2. Способ обмена документами.

Электронная подпись

Электронная подпись аутентифицирует автора и позволяет подтвердить то, что документ поступил непосредственно от контрагента. Закон №63-ФЗ разделяет три вида электронных подписей:

• простая;
• усиленная неквалифицированная;
• усиленная квалифицированная.

Простая электронная подпись подтверждает то, что документ отправлен определенным лицом и использует пароли или коды.

Усиленная неквалифицированная подпись формируется с помощью закрытого ключа и криптографического преобразования информации. Такая ЭП (электронная подпись) определяет лицо, подписавшее договор и позволяет обнаружить изменения, внесенные в документ уже после его подписания.

Усиленная квалифицированная подпись использует не только признаки неквалифицированной, но и пользуется криптозащитой, сертифицированной службами ФСБ РФ. Сертификаты таких ЭП могут быть выданы только аккредитованными удостоверяющими центрами. Такая ЭП приравнивается печати компании и собственноручной подписи на бумажном аналоге.

Соглашение об использовании конкретной ЭП заключается участниками взаимодействия, при этом вид подписи может быть любым. Однако контролирующими органами (ФСС, ПФР, ФНС) юридическая сила документа признается, только если он был подписан квалифицированной ЭП.

Квалифицированная ЭП юридически значимой признается «по умолчанию», если иное не указывается в соглашении. Простая и неквалифицированная подписи используются только при соглашении сторон. В законе нет уточнения, какой из видов ЭП использовать, поэтому может быть выбран любой вариант.

Но стоит учитывать, что при возникновении спорных вопросов, рассматриваемых в судебном порядке, простые электронные подписи могут быть поставлены под сомнение. На данный момент вопрос применения простой ЭП под электронными договорами в судебной практике толкования еще не получил.

Окончательную юридическую силу документу придает именно электронная подпись. Но это только часть мероприятий, обеспечивающих договор юридической силой. Соответствия формату от договора не требуется – это неформализованный документ, свободный от государственного регулирования. Но для его заключения в электронном виде необходима договоренность о способе передачи и дальнейшее соблюдение регламента.

Способ обмена документами

Следующий вопрос, который необходимо решить перед подписанием электронного договора – способ, которым будет производиться обмен документацией. Межкорпоративный документооборот призван решить две задачи:

• непосредственное подписание электронной подписью и отправка документа;
• отправка документа и проверка ЭП.

С этим отлично справляются сервисы межкорпоративного обмена. При выборе подобного сервиса требуется обращать внимание на следующие вопросы:

• наличие у оператора необходимых лицензий;
• если на предприятии уже действует корпоративная информационная система, может ли данный сервис с ней интегрироваться;
• вариант тарификации передачи документации.

Но для обмена электронными документами не обязательно обращаться к услугам операторов. Контрагенты вполне могут заключить соглашение об обмене через обычную электронную почту. При этом стоит учитывать, что такое решение может вызвать ряд сложностей.

С каждым контрагентом заключается соглашение, в котором описываются правила обмена. Затем с обеих сторон потребуется установка и настройка программного продукта, позволяющего принимать и проверять электронные подписи. Параллельно может осуществляться проверка контрагентов на благонадежность.

Кроме вопросов отправки и приема документации необходимо будет решить задачи по хранению полученной в электронном виде информации, конфиденциальности и безопасности передаваемых данных.

Электронные договора и судебная практика

Заключение электронных договоров (прежде всего через электронную почту) в России имеет более чем десятилетнюю историю. Это дало возможность арбитражным судам наработать определенную практику в подобных вопросах. Но, так как такой вид взаимодействия пока не нашел самого широкого распространения, а нормативная база не обговаривает все необходимые нюансы, возникновение спорных вопросов неизбежно.

Изменения, внесенные в ГК РФ, пока не оказали влияния на правоприменительную практику. Для того чтобы это произошло и сформировалась точное отношение судов к спорным вопросам, потребуется чтобы они были приняты к производству судами высших инстанций, что займет определенное время.

На данный момент в качестве доказательств суды принимают даже электронную переписку, используя при этом оговорку, исключая случаи, в которых ее подлинность оспаривается одной из сторон. Это же относится и к делам, относящимся к электронным договорам.

Возникновение ситуаций, в которых электронный договор потребуется в качестве доказательства в судебных инстанциях, необходимо учитывать на этапе подписания дополнительных соглашений. Поэтому лучшим способом обезопасить соглашение будет выбор наиболее надежного вида электронной подписи и использование услуг оператора межкорпоративного обмена.

Рекомендации по заключению электронных договоров

1. Соглашение о применении конкретной электронной подписи необходимо подписать либо квалифицированной электронной подписью. Либо в обычном виде собственноручно.
2. Использование наиболее защищенной усиленной квалифицированной подписи гарантирует то, что у вас не возникнет сложностей в случае возникновения спорных ситуаций – она принимается судом без дополнительных доказательств идентификации автора. При этом дополнительного соглашения по выбору типа электронной подписи не потребуется.
3. Желательно использование формата PDF – кроме меньшего, по сравнению с другими форматами, размера (что важно при обмене), он обеспечивает целостность документа и удобен для архивного хранения.
4. Воспользуйтесь услугами оператора обмена — при необходимости он может выступить в арбитражном суде в качестве третьей независимой стороны. Кроме того, сервис формирует архив документов, пересылаемых контрагентами, что исключает их потерю и освобождает организации, участвующие в договоре, от самостоятельных забот по хранению информации.

В результате выполнения описываемых условий заключение и выполнение электронного договора не будет представлять никаких сложностей, а при необходимости вы всегда сможете доказать свою правоту в суде в случае возникновения спорных ситуаций.